Peran Komunikasi dalam Organisasi (Tugas 1 Teori Organisasi Umum2)

>> PENGERTIAN DAN ARTI PENTING KOMUNIKASI

#Pengertian Komunikasi

Sebelum mengenal lebih jauh peran komunikasi dalam organisasi sebaiknya kita mengetahui tentang pengertian komunikasi terlebih dahulu. Kata komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

Komunikasi  juga merupakan suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Pengertian komunikasi telah dipakai demikian luasnya dalam kehidupan sehari hari, dan juga telah menjadi objek studi para ahli dalam kurun waktu yang cukup lama.

#Arti Penting Komunikasi

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Komunikasi merupakan hal yang sangat mengikat organisasi. Dalam keseluruhan bidang organisasi dan manajemen komunikasi merupakan salah satu konsep yang paling sering dibahas, meskipun pada kenyataannya jarang sekali diphami secara tuntas.

Sebagai makhluk sosial manusia akan saling membutuhkan orang lain dalam hidupnya. Saling ketergantungan ini dapat dijalin secara baik jika terjadi komunikasi yang baik. Pentingnya komunikasi, dengan  media bahasa yang saling dipahami, dapat dirasakan oleh kita ketika kita membutuhkan bantuan orang lain. Adapun caranya sangat beragam. Bisa berkomunikasi secara langsung atau secara todak langsung melalui telepon.

Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi. Sedangkan Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, Komunikasi dalam organisasi merupakan suatu komunikasi atau proses untuk anggota menghimpun informasi yang berhubungan dengan organisasinya dan merubah apa yang terjadi di dalamnya. Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman yang bisa saja terjadi dan agar tercapainya suatu tujuan tertentu.

Jadi komunikasi itu penting, semua orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup. Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa, suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi, menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif, pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima. Dengan berkomunikasi, kita dapat saling berhubungan satu sama lain, baik dirumah, sekolah, tempat kerja, kampus, lingkungan masyarakat maupun dimana kita berada. Melalui komunikasi seseorang menyampaikan apa yang ada dalam benak pikirannya dan perasaan hati nuraninya kepada orang lain baik secara langsung maupun tidak langsung. Melalui komunikasi seseorang dapat membuat dirinya tidak merasa terasing atau terisolasi dari lingkungan di sekitarnya. Tanpa adanya komunikasi,  manusia akan sulit untuk hidup karena manusia juga makhluk yang tidak bisa hidup sendiri, tetapi membutuhkan bantuan orang lain. Maka dari itu, kita perlu mengetahui pengertian dan manfaat adanya komunikasi di dalam berorganisasi.

>> JENIS DAN PROSES KOMUNIKASI

#Jenis Komunikasi

Jenis komunikasi yang berkembang saat ini perlu dipelajari dan diketahui semua pihak untuk melancarkan proses bertukar pendapat. Selain itu dengan  mengetahui jenis-jenis komunikasi akan mempermudah cara penyampaian informasi dalam kehidupan sehari-hari.

Di bawah ini ada beberapa jenis komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1. Dari segi sifatnya : 
a.      Komunikasi Lisan 
Komunikasi lisan yaitu komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara. Contohnya presentasi. Ada dua jenis yatu komunikasi lisan secara langsung dan tidak langsung. komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka. lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato. Sedangkan komunikasi lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara. 

b.      Komunukasi Tertulis 
komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya. komunikasi tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat kabar, majalah, buku-buku.  dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain sebagainya. 

c.       Komunikasi Verbal 
Yaitu komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan. Contohnya curhat 

d.      Komunikasi Non Verbal 
Yaitu komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat). Penyampaian pesannya tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal : Contohnya seseorang yang nerves (gemetar)

2. Dari segi arahnya :

*Komunikasi Ke atas yaitu komunikasi dari bawahan ke atasan.

*Komunikasi Ke bawah yaitu komunikasi dari atasan ke bawahan.

*Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi ke sesama manusia / setingkat

*Komunikasi Satu Arah yaitu pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik).

*Komunikasi Dua Arah yaitu berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3. Dari Segi Lawannya :

-Komunikasi Satu Lawan Satu, Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya. Contohnya berbicara melalui telepon

 -Komunikasi Satu Lawan Banyak (Kelompok), Berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Contohnya kelompok satpam menginterogasi maling.

-Komunikasi Banyak lawan Banyak, Berbicara antara satu kelompok dengan kelompok lain. contohnya debat partai politik. 

4. Dari Segi keresemiannya:

-Komunikasi Formal 

Komunikasi yang berlangsung resmi, Komunikasi formal biasanya mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Contoh: rapat pemegang saham

-Komunikasi Informal

Komunikasi yang tidak resmi, Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu : 

§  Pemuasan kebutuhan manusiawi, 

§  Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan, 

§  Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain, 

§  Sumber informasi hubungan pekerjaan. 

Contoh : berbicara dengan teman 

5. Menurut sifatnya :

*Komunikasi Agresif                                                                                   

Komunikasi agresif adalah komunikasi yang lebih didominasi oleh satu pihak, sedangkan pihak yag lainnya hanya sebagai pendengar/pasif. Komunikasi agresif ini biasanya bersifat mengendalikan lawan biacaranya.

*Komunikasi Pasif                                                                                                  

Komunikasi Pasif merupakan lawan dari komunikasi agresif. Pelaku komunikasi pasif biasanya membiarkan dirinya menjadi pendengar dan tidak mampu memepertahankan pendapatnya sendiri secara tidak langsung. 
*Komunikasi Asertif

Komunikasi Aasertif adalah komunikasi dua arah, bersikap terbuka dan saling menghargai. Komunikasi secara asertif ini tidak mementingkan dirinya sendiri namun memperhatikan pula apa yang dibicarakan lawan sehingga tercipta komunikasi yang saling menjaga perasaan.

Yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi adalah sifat dari jenis-jenis komunikasi itu sendiri.

#Proses Komunikasi

Proses komunikasi berkaitan dengan bagaimana kounikasi itu berlangsung. Proses komunikasi secara umum diringkas dan disajikan dalam bagan berikut.

 

Sumber (komunikator) bermaksud menyampaikan gagasan (informasi, saran, permintaan, dst.) yang ingin disampikan kepada penerima dengan maksud tertentu. Untuk itu dia menterjemahkan gagasan tersebut  menjadi simbol-simbol (proses encoding) yang selanjutnya disebut pesan (message). Pesan tersebut disampaikan melalui saluran (channel) tertentu misalnya dengan bertatap muka langsung, telepon, surat, dst. Setelah pesan sampai pada penerima, selanjutnya terjadi proses decoding, yaitu menafsirkan pesan tersebut. Setelah itu terjadilah respon pada penerima pesan. Respon tertuju pada pengirim pesan.

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan. Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan.

>> KOMUNIKASI EFEKTIF

Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Para ahli komunikasi menyatakan Komunikasi yang efektif adalah sebuah proses pemahaman bersama dimana seseorang mengirim atau menerima pesan dengan mengetahui benar apa arti maksud pesan itu. ketika seorang karyawan tidak dapat menyelesaikan tugas-tugasnya, mungkin saja kegagalan itu disebabkan oleh komunikasi yang tidak efektif antara atasan.

Mengapa dibutuhkan komunikasi efektif dalam perusahaan?. Jawabannya cukup mudah, yakni karena semua hal yang dilakukan dalam perusahaan memang bertujuan untuk memberikan sesuatu bagi pelanggan, atasan, para pemegang saham,karyawan, komunitas dan lain-lain. jika tidak mengetahui output apa yang ingin dihasilkan oleh perusahaan, bagaimana bisa tercapai tujuan perusahaan secara efektif.

Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan terjadi atas dua macam arah yaitu vertical dan horizontal. Komunikasi horizontal (mendatar) adalah komunikasi yang terjadi antar karyawan setingkat. Bila komunikasi mendatar lebih dominant dalam perusahaan maka pemimpin perusahaan akan mendapat saingan karena secara sengaja atau tidak informasi banyak yang tidak sampai kepadanya. Hal ini juga dapat menyebabkan keputusan yang diambil menjadi kurang tepat atau bijaksana.

Komunikasi yang paling banyak terjadi adalah komunikasi vertical dari atas ke bawah, dimana atasan selalu memerintah bawahannya untuk melakukan pekerjaan. Namun seharusnya, terjadi pula arah yang sebaliknya yaitu dari bawah ke atas, sehingga informasi dari bawahan dapat menjadi bahan pertimbangan atasan untuk membuat keputusan. Isi komunikasi vertical atas ke bawah, biasanya mengandung pengarahan arau kritik terhadap kinerja bawahan. Apakah hal ini hanya perintah semata atau terjadi pertukaran informasi, itu tergantung dari informasi dan hubungannya dengan pekerjaan.

Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy) yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa. 

Komunikasi dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana : 

*Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud oleh pengirimnya. 

*Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim. 

*Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim.

>> IMPLIKASI MANAJERIAL

Implikasi manajerial mengenai peran komunikasi dalam organisasi (lingkup perusahaan). Contohnya pada suatu perusahaan seorang manajer atau atasan haruslah menjadi seorang komunikator yang baik pada saat akan memeberikan perintah, informasi, atau berita secara lisan, tertulis, atau perintah itu diberikan melalui pesawat telepon ataupun dengan jalan mengadakan rapat kepada karyawan atau bawahannya (komunikata atau yang dituju). Seorang manajer/atasan mereka harus berusaha keras tidak saja untuk dipahami melainkan juga untuk memahami. 

Didalam perusahaan peranan komunikasi itu sangat penting sekali, karena jika komunikasi tidak berjalan dengan baik , akan mengakibatkan banyak terjadi konflik. Sebaliknya, jika komunikasi dua arah antara pihak management dengan karyawan itu dapat berjalan dengan baik,maka akan dapat mengurangi terjadinya konflik. Contoh di lapangan yang sering timbul misalnya adanya mogok kerja. Itu salah satu penyebabnya adalah adanya konflik yang berkepanjangan, yang timbul akibat komunikasi yang tidak dapat berjalan dengan baik.

Andaikan jika komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan/bawahan tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masing masing orang tidak dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan. Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama bawahan. Maka dalam konteks ini Komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting agar tidak terjadinya salah penyampaian informasi antar anggota dalam suatu organisasi dan agar tercapainya tujuan tertentu. Sebuah organisasi akan bubar karena jika ketiadaan komunikasi.

  

Referensi :

Sofyandi, Herman & Garniwa, iwa (2007). Perilaku Organisasional. Yogyakarta : Graha Ilmu

Ivancevich, John M & Konopaske Robert dkk (2005). Perilaku dan Manajemen Organisasi Jilid 2. Jakarta : Erlangga

http://basukihady.blogspot.com/2013/04/pengertian-dan-arti-penting-komunikasi.html

(diakses pada tanggal 06/03/2014)

http://www.anneahira.com/jenis-jenis-komunikasi.htm (diakses pada tanggal 06/03/2014)

http://novira1311.wordpress.com/2009/10/17/komunikasi-efektif-dalam-perusahaan/

(diakse pada tanggal 06/03/2014)

http://id.wikipedia.org/wiki/Teori_komunikasi (diakses pada tanggal 07/03/2014)

http://zabidin1993.blogspot.com/2013/04/pengertian-komunikasi-arti-penting.html (diakses pada tanggal 07/03/2014)

http://irma-mintuna.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html (diakses pada tanggal 07/03/2014)