A. Pengertian Perubahan Dan
Pengembangan Organisasi
Pengertian
Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan,yang
selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh
anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang
selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Perubahan
adalah hal yang pasti akan dilakukan oleh setiap organisasi di dunia ini untuk
menjaga eksistensinya, akibat perubahan zaman.
Perubahan atau berubah secara etimologis dapat bermakna sebagai usaha
atau perbuatan untuk membuat sesuatu berbeda dari sebelumnya. Dalam istilah
perubahan organisasi, dikenal juga istilah serupa yaitu change interventation
adalah sebuah rancangan aksi atau tindakan untuk membuat inovasi dan merubah
sesuatu menjadi berbeda. Dan change again yaitu individu atau kelompok yang
bertindak sebagai katalis atau suatu seseorang yang bertanggung jawab untuk
melakukan manajemen dan menentukan prosedur kerjadalam organisasi, agar dapat
mencapai tujuan yang diinginkan.
Menurut
Kurt Lewin, perubahan organisasi merupakan suatu yang sistematis yakni
perubahan dari suatu topik yang haya menarik untuk beberapa akademisi dan
praktisi menjadi suatu topik yang menarik untuk para eksekutif perusahaan untuk
kelangsungan hidup oranisasi.
Hampir
semua ahli berpendapat bahwa pengembangan organisasi bertujuan melakukan suatu
perubahan. Dengan demikian, penyempurnaan dalam organisasi sebagai suatu sarana
perubahan yang harus terjadi maka kemudian secara luas pengembangan organisasi
dapat diartikan pula sebagai perubahan organisasi. Ditambahkan pula, perubahan
organisasi merupakan suatu pendekatan dan teknik perubahan organisasi yang di
dalamnya terkandung suatu proses dan teknologi untuk penyusunan rancangan, arah
dan pelaksanaan perubahan organisasi secara berencana.
Perubahan
organisasi adalah upaya masyarakat dalam organisasi tersebut, bekerja sama
dalam mencapai suatu tujuan yang sama, dengan melakukan perubahan-perubahan
organisasi dalam berbagai aspek. Atau melakukan berbagai penyesuaian dengan
perkembanagn zaman yang terus berkembang. Agar tujuanya dapat tercapai, dan
dapat bertahan dalam perubahan besar dunia.
Pengembangan
organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi
dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat
mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota
organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha
meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan
individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
Faktor perubahan
organisasi terbagi 2,
yaitu:
#Faktor
internal
Adalah
segala keseluruhan faktor
yang ada di
dalam organisasi dimana
faktor tersebut dapat mempengaruhi
organisasi dan kegiatan
organisasi.
Proses kerjasama
yang berlangsung dalam
organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya
perubahan. Problem yang
timbul dapat menyangkut masalah sistem kerjasamanya
dan dapat pula
menyangkut perlengkapan atau peralatan
yang digunakan. Sistem kerjasama
yang terlalu birokratis atau
sebaliknya dapat menyebabkan suatu
organisasi menjadi tidak efisien.
Adalah
penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan yang
dapat mempengaruhi organisasi
dan kegiatan organisasi.
Contoh Faktor
Internal Perubahan kebijakan
lingkungan, Perubahan tujuan,
Perluasan wilayah operasi
tujuan, Volume kegiatan
bertambah banyak serta Sikap dan
perilaku para anggota
organisasi.
#Faktor eksternal
Adalah
penyebab perubahan yang berasal dari luar (atau sering disebut lingkungan)
organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan
kegiatan organisasi. Organisasi
bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh
karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan
organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor
ekonomi dan peraturan pemerintah.
Contoh Faktor
Eksternal Politik, Hukum, Kebudayaan, Teknologi, Sumber daya
alam, Demografi dan Sosiologi.
B. Langkah-Langkah Perubahan
Organisasi
Dikaitkan
dengan konsep ‘globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa
ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change.
Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.
Tidak banyak orang yang suka akan perubahan,
namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena
hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar
proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.
Manajemen
Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat yang ditimbulkan
karena terjadinya perubahan dalam organisasi.
Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut., yaitu, Kondisi
Ketenagakerjaan, Economic Shocks, Kecenderungan sosial, Tekhnologi,
Kompetisi
dan Kondisi Politik.
Masalah
dalam perubahan
Banyak
masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling
sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang
sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to
change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena
adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara
sembarangan.
Langkah
langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi, Langkah tersebut terdiri dari :
1. Mengadakan Pengkajian :
Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan
diri dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi.
Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara
lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya.
Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang
bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu
menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak
bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan,
perkembangan dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan
baru yang tidak tersedia sebelumnya.
2. Mengadakan Identifikasi
: Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi
dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan
organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat
dipecahkan dengan tepat.
3. Menetapkan Perubahan
: Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin
terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka
meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi
serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.
4. Menentukan Strategi :
Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan
maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.
5.
Melakukan Evaluasi : Untuk mengetahui apakah hasil dari
perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila
hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap
organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.
6. Mengadakan perubahan struktur organisasi.
7. Mengubah sikap dan perilaku pegawai.
8. Mengubah tata aliran kerja.
9. Mengubah peralatan kerja.
10.Mengubah
prosedur kerja.
11.Mengadakan
perubahan dalam hubungan kerja antar-personal.
C.
Perencanaan Strategi dan Pengembangan Organisasi
Semua
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
>Tahap 1 :
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan
dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi
atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 :
merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman
akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber
daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting,
karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah
keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan
informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi
dalam organisasi.
Tahap 3 :
mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala
kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun
sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4
: mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
Tahap
terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut
danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif
yang ada.
Perencanaan
strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan
strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber
dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini.
Berbagai teknik analisis bisnis dapat dgunakan dalam proses ini, termasuk
analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political,
Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological,
Economic, Ecological, Regulatory).
Perencanaan
Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan
untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa
depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan
organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun
ke depan ( Kerzner , 2001 )
Untuk
mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka
mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer
operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan
strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus
dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul
dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah
strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai
keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah
bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown ,
2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat
menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner,
1969 ).
Perencanaan
strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini
telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965;
Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic
planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan
mengubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung
inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan
D. Implikasi Manajerial Pada
Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Organisasi
selayaknya selalu mengantisipasi kebutuhan untuk memperbarui proses bisnis dan
informasinya di dalam era lingkungan bisnis yang dinamis ini. Perubahan dalam
arti yang luas merupakan suatu respon yang terencana maupun yang tak terencana
untuk menghadapi berbagai macam tekanan dan kekuatan. Kebutuhan untuk berubah
saat ini telah menjadi suatu titik keseimbangan atau suatu norma. Ini adalah
tantangan bagi tim manajemen perubahan.
Mengelola perubahan tidak bisa disepelekan dan
harus dipertimbangkan ketika mendefinisikan, mengembangkan, melaksanakan, dan
mengevaluasi cara-cara baru dalam melakukan sesuatu. Manajemen Perubahan adalah
sebuah proses yang panjang dan membosankan. Meskipun banyak perubahan dapat
direncanakan dan diantisipasi, seringkali perubahan juga membawa akibat dan
implikasi yang tak terantisipasi, dan bahkan yang tidak diinginkan. Perubahan
sistem politik, ekonomi, teknologi, dan preferensi masyarakat selama 10 tahun
terakhir telah memberikan banyak bukti kepada dunia kita yang dinamis ini.
Sebagai penulis fiksi ilmiah Isaac Asimov pernah menjelaskan:
Lebih
mudah untuk memprediksikan mobil daripada kemacetan lalu lintas, bom atom
daripada kebuntuan nuklir, pil pengontrol kelahiran daripada kemerdekaan
perempuan. Dengan kata lain, perjalanan kemajuan teknologi adalah sesuatu yang
tak dapat ditawar, dan sampai batas tertentu, masih bisa diprediksikan. Tapi
konsekuensi yang dihasilkan organisasi korporasi dan manajerial perusahaan
adalah sesuatu yang jauh lebih sulit untuk dibayangkan.
Beberapa
individu atau organisasi bertahan dan melanjutkan perubahan hingga orang-orang
yang terlibat dengan perubahan pada akhirnya menunjukan resistensinya. Masalah
dengan sikap yang reaktif ini adalah bahwa pada saat reaksi negatif
ditunjukkan, biasanya sudah terlambat untuk melakukan sesuatu berkaitan dengan
penolakan itu. Mereka yang mengembangkan dan mengimplementasikan solusi bisnis
yang inovatif harus memahami dampak dari perubahan terhadap perilaku manusia
dan prinsip-prinsip untuk mengelola perubahan.
Sebab
yang terjadi karena adanya perubahan dan pengembangan organisasi adalah sebuah
organisasi tersebut akan mengalami peningkatan baik dalam kinerja maupun hal
lainnya, organisasi tersebut juga tidak akan diam di dalam suatu posisi
melainkan terus berkembang semakin hari.
Referensi :
Prof.
Dr. J. Winardi, SE. (2006), Manajemen
Perubahan (Management of Change). Jakarta : Kencana
Sondang
P. Siagian, Prof. Dr. M.P.A. (2007), Teori Pengembangan Organisasi /BMA.
Jakarta : Bumi Aksara
0 komentar:
Posting Komentar